Según lo establecido por el Ministerio de Hacienda, la factura electrónica es un documento emitido en formato digital que ostenta los mismos efectos legales que una factura impresa tradicional. 

Existen diversas modalidades de facturación electrónica, siendo las más habituales: 

• • Facturación Electrónica B2B: empleada en transacciones comerciales entre empresas. 
• • Facturación Electrónica B2C: utilizada en transacciones entre una empresa y un consumidor final. 
• • Facturación con Entidades Públicas: empleada en operaciones con organismos gubernamentales. 

Obligación de la Facturación Electrónica para Autónomos y Empresas 

La obligación de utilizar la factura electrónica fue introducida en la Ley 25/2013 y establece ciertas pautas: 

1. Forma Jurídica del Emisor: La obligación recae en sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, personas jurídicas, y entidades extranjeras sin nacionalidad española, entre otras. Los fondos de pensiones, capital riesgo y fondos de inversión también están incluidos. 

2. Excepción para Autónomos Persona Física: Los autónomos individuales no están obligados a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con la Administración. Solo lo harán cuando interactúen con sociedades anónimas o de responsabilidad limitada. 

3. Importe de la Factura: Algunas administraciones no exigen factura electrónica si el importe es inferior a 5.000 euros, IVA incluido. 

Obligación General de Facturación Electrónica 

La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, aprobada en septiembre de 2021, introdujo la obligación de utilizar la factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Esto modificó el artículo 112 de la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. 

Esta nueva normativa se aplicaría de la siguiente manera: 

• • Empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros debían usar la facturación electrónica un año después de la publicación de la ley (2024). 
• • Empresas con una facturación inferior a 8 millones de euros tendrían dos años para adaptarse (2025). 

Elementos Obligatorios en la Factura Electrónica 

Las facturas electrónicas deben incluir ciertos elementos esenciales: 

1. Deben ser firmadas con firma electrónica avanzada. 

2. Cada factura debe poseer un código único que contemple el número de identificación fiscal del emisor, el número y serie de la factura, y la fecha de emisión. 

3. La factura debe informar sobre su estado, incluyendo la aceptación o rechazo comercial, el pago completo o parcial, y la cesión de la factura a terceros. 

4. Las facturas deben emitirse a través del Sistema Público de la Agencia Tributaria o mediante una plataforma homologada. 

5. Además, durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de la normativa, las facturas electrónicas deben ir acompañadas de un documento en formato PDF para garantizar su legibilidad. 

Ventajas de la Factura Electrónica 

La adopción de la factura electrónica ofrece múltiples beneficios, tales como: 

• • Facilita el seguimiento de pagos y combate la morosidad. 
• • Reduce el uso de papel, promoviendo la sostenibilidad. 
• • Ahorro de espacio y reducción del impacto ambiental. 
• • Promoción de la digitalización y reducción de costos de transacción. 

Kit Digital y la Digitalización Empresarial 

El Gobierno impulsa el programa Kit Digital para apoyar a pymes y autónomos en su proceso de digitalización. Este programa otorga subvenciones para fomentar la adopción de programas de factura electrónica y otras herramientas digitales. 

Sanciones por No Cumplir con la Facturación Electrónica 

No contar con programas de factura electrónica puede constituir una infracción administrativa, sujeta a multas de hasta 10.000 euros. La cuantía de las sanciones depende de varios factores, como el número de personas afectadas y la persistencia de la conducta infractora. 

En resumen, la factura electrónica es una herramienta esencial en la actualidad empresarial, facilitando la gestión documental, mejorando la transparencia y promoviendo la sostenibilidad y la digitalización en el mundo de los negocios.